Hvordan vi skapte et kontor folk ønsker å være på

Korona var et vendepunkt i særlig ett aspekt av arbeidslivet; hjemmekontoret. Og de arbeidsgiverne som ikke gjør noe for å tilrettelegge for dette vendepunktet får heller ikke sine ansatte tilbake igjen til det felles knutepunktet vi kaller "kontoret".

Det har snart gått ett år siden beskjeden om at vi fikk lov til å vende tilbake til kontoret igjen kom (for 'nte gang i løpet av de to årene vi hadde med koronarestriksjoner). Det har altså bare gått halvparten av tiden vi hadde med hjemmekontor, og det setter spor.

Det har det også gjort her i Aplia. I lange perioder var det bare 1-2 på kontoret, der det tidligere pleide å være 10-15. Vi har alltid hatt mulighet til å være på hjemmekontor, og mange benyttet seg jevnlig av dette også før korona.

Så kom jo selvsagt disse årene med påtvunget komfort innenfor husets fire vegger, og vi lærte oss hvor stress det egentlig er å reise på kontoret hver dag. Vi får konsentrert oss så mye mer hjemme, vi får ro, bedre tid, god lunsj hver dag, tilbragt mer tid med familien, man slipper å stelle seg og man slipper smalltalk.

Men i alt dette positive kunne mange også merke noe negativt; den dalende følelsen av samhold, informasjonsflyt og tilhørighet. Når man sitter på hjemmekontor er det egentlig litt samme hvem man jobber for, for arbeidsplassen din er uansett i din egen komfortsone. Men det gjør også at du ikke får nyte noen av godene ved et godt arbeidsmiljø. Plutselig var det slutt på å lunsje sammen, fortelle om siste nytt hver dag, trille kontorstolen bort til pulten til en nær kollega for å sladre eller stolt vise frem en morsom tiktok man kom over dagen før.

Personlig merket jeg at noe manglet i jobbhverdagen, og det var vanskelig å pinpointe nøyaktig hva. Da jeg tvang meg selv til å komme på kontoret en dag merket jeg nøyaktig hva det var; arbeidsmiljøet. Etter det ble det å dra på kontoret litt som å dra på trening; det er ork og stress og en dørstokkmil å komme seg ut, men når du først er der merker du hvor mye det hjelper på den psykiske helsen og arbeidsmoralen. Nå drar jeg ned på kontoret nesten hver dag for å møte en haug med fine kollegaer igjen, etter et par timer hjemmekontor for å komme i gang med dagen.

Men hvordan kom vi oss hit? For en periode var det ingen å møte på kontoret. Så sent som i september satt man gjerne alene hele dagen der. Og det bidrar ikke akkurat til økt lyst til å dukke opp igjen.

Hvordan vi fikk de ansatte tilbake på kontoret

1. Vi bygde om kontorene. Og dette er det viktigste tiltaket vi har gjort. For åpent landskap er ikke for alle, og det er nok av beviser på at det hindrer utviklere i å ville dra på kontoret. Da vi hadde halvtårsseminar fikk vi mulighet til å påvirke hvordan fremtiden til kontorene våres skulle bli, og da var det rimelig konsensus i at vi trengte å bygge om. Så vi bygde om det store kontorlandskapet til å være fire store grupperom istedenfor, der det gjerne sitter 1-4 personer per rom om gangen. Med faste plasser til alle som ønsker. I tillegg har vi fire kontorer, slik at ansatte som trenger et helt eget rom kan få det.
   
2. Noen må være de som starter, og man må være villig til å dra lasset en periode. For om man presser seg til å dra på kontoret, og kun møter mørke lokaler, så kommer du jo selvsagt ikke igjen. Men om du møter opptil fler kollegaer som du kan dra ut og spise lunsj med og ta et par kaffekopper i felleskjøkkenet med, så er det langt større sjans for at du føler ønsket og behovet for å dukke opp igjen. Men det tar tid, så om du ønsker å få kollegaene dine tilbake på kontoret må du innstille deg på å dra lasset en stund.
   
3. Vi arrangerte bursdager, vaffeldager og pizzalunsjer igjen. En periode kom folk bare til timen med kake, vaffel eller pizza, men etterhvert begynte de å sette av hele dagen til kontoret og etterhvert også dukke opp utenom arrangementer.
   
4. Vi minte folk på at de var ønsket på kontoret. Jeg har selv i perioder med hjemmekontor blitt motivert til å dra på kontoret av å få en liten melding fra en kollega om "Kommer du på kontoret i dag?". Det er veldig koselig, og det motiverer en å vite at folk husker på at du ikke er til stede. Så jeg har prøvd å sende et par slike meldinger selv, og jaggu dukker folk opp. Det hjelper også med et lite spørsmål i alle-kanalen på slack, det minner andre om at det er folk å møte på kontoret.
   
5. Vi passet på å komme tilbake til koserutinene vi hadde på kontoret med "obligatoriske" kaffepauser, utelunsjer, spaserturer til butikken sammen og hyggelige prater på hverandres grupperom og kontorer. Man skal heller ikke undervurdere jungeltelegrafen, og hvor deilig det er å få innpass i den igjen.
   
6. Vi tilrettela for de ulike behovene folk hadde. Én ansatt som aldri pleide å være kontoret sa at han hadde vært der oftere om han bare hadde hatt en større skjerm. Så da fikk han en større skjerm, og han har vært på kontoret hver eneste dag etter det.

Før:

Nå:

Vi har en del jobb for å få det koselig ved å henge opp bilder igjen og bli kvitt alt rot. Men vi er i hvertfall langt på vei.

Man trenger ikke tvinge noen tilbake på kontoret. Man trenger ikke sette opp regler for hvor mye man maks har lov til å ha hjemmekontor for at folk skal møte opp. Man må bare ha tålmodighet og man må være villig til å bygge opp en kultur for kontor igjen. Det er fortsatt en god del som er på hjemmekontor hver eneste dag, noen som popper innom nå og da, og noen som er der hver eneste dag. Vi har fortsatt friheten, men det er nesten alltid 5-10 stykker på kontoret man kan dra og være med, om man har behov for det. Og dét er langt bedre enn 0.